Szervezeti felépítés

Dobozi Polgármesteri Hivatal

Szervezeti és Működési Szabályzata

I. Általános rendelkezések

1. A Hivatal megnevezése, adatai

A Hivatal megnevezése: Dobozi Polgármesteri Hivatal (a továbbiakban: Hivatal).

A Hivatal székhelye: 5624 Doboz Kossuth tér 3.

2. A Hivatal jogállása, irányítása, vezetése, azonosító adatai

A Hivatal jogállása: A Hivatal az önkormányzat Képviselő-testülete által alapított, az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 7.§ (1) bekezdés c) pontjában foglaltak szerint önállóan működő és gazdálkodó - költségvetési szerv. A Hivatal, mint költségvetési szerv önálló jogi személy.

A költségvetési szerv jogszabályban meghatározott közfeladata:

A Hivatal az önkormányzat működésével, valamint a polgármester és a jegyző feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatokat látja el. A Hivatal közreműködik az önkormányzatok egymás közötti, valamint az állami szervekkel történő együttműködésének összehangolásában.

3. A Hivatal alapító szerve: Doboz Nagyközség Önkormányzata.

4. A Hivatal alapítói jogokkal felruházott irányító szerve: Doboz Nagyközség Önkormányzatának Képviselő-testülete.

5. A Hivatal alaptevékenységének forrása: Doboz Nagyközség Önkormányzatának éves költségvetési rendeletében a Polgármesteri Hivatal gazdálkodására jóváhagyott előirányzat.

6. A Hivatal engedélyezett létszámát a Képviselő-testület által elfogadott mindenkori éves költségvetési rendelet tartalmazza.

7. A Hivatalt - a Képviselő-testület döntései szerint és saját önkormányzati jogkörében - a polgármester irányítja.

8. A Hivatalt a jegyző vezeti.

9. A költségvetési szerv hatályos, módosításokkal egységes szerkezetbe foglalt alapító okiratát Doboz Nagyközség Önkormányzatának Képviselő- testülete hagyta jóvá. A Hivatal módosításokkal egységes szerkezetbe foglalt alapító okiratának kelte: 2016. 01.28.

A Hivatal, mint költségvetési szerv alapításának dátuma: 1990. október 12.

10. A költségvetési szerv illetékességi területe: Doboz Nagyközség közigazgatási területe.

11. A költségvetési szerv azonosító adatai:

költségvetési szerv törzskönyvi azonosító száma: 343666

statisztikai számjele: 15343666-8411-325-04

adóigazgatási azonosító száma: 15343666-2-04

számlavezető pénzintézete: OTP Bank Nyrt.

költségvetési számlaszáma: 11733003-15725149

II. A Hivatal alaptevékenysége, feladata, hatásköre

A költségvetési szerv alaptevékenysége:

A Hivatal által ellátandó és kormányzati funkció szerint besorolt alaptevékenységeket a Hivatal mindenkor hatályos alapító okirata tartalmazza. Az alapító okirat az SZMSZ 1. melléklete.

A Hivatal ellátja az Mötv.84.§-ában meghatározottakat, valamint a Dobozi Cigány Nemzetiségi Önkormányzat testületi működésével kapcsolatos ügyviteli feladatokat.

A Hivatal vállalkozási tevékenységet nem folytat, közhasznú, vagy gazdasági szervezetnek nem tagja, alapítói, illetve tulajdonosi jogokat nem gyakorol.

A Hivatalhoz az Áht. 10. § (4a) és (4b) bekezdése alapján rendelt költségvetési szervek:

• Dobozi Gondozási Központ
• Dobozi Közösségi Ház és Könyvtár,
• Dobozi Mesekert Óvoda és Konyha

III. A Hivatal szervezeti felépítése

A polgármester a Képviselő-testület döntései szerint és saját hatáskörében irányítja a Hivatalt. A polgármester egyetértése szükséges - az általa meghatározott körben - a Hivatal köztisztviselője, alkalmazottja kinevezéséhez, bérezéséhez, vezetői kinevezéséhez, felmentéséhez és jutalmazásához.

A jegyző vezeti a Hivatalt, és ellátja az Mötv. 81. § (2) bekezdése szerinti feladatokat, hatásköröket. A jegyzőt a munkaköri leírásában e feladattal megbízott igazgatási és szociális csoportvezető helyettesíti. A helyettes a helyettesítési időszak alatti tevékenységéről köteles írásban beszámolni a jegyzőnek.

A jegyző szakmailag felelős a Hivatal működéséért, az ügyek operatív, konkrét megoldásáért, a döntések végrehajtásáért. Tevékenysége során felelős a közérdeknek és a jogszabályoknak megfelelő, szakszerű, pártatlan és igazságos, a színvonalas ügyintézés szabályainak megfelelő eljárásért. A költségvetési szerv vezetőjeként gondoskodik a belső ellenőrzés kialakításáról és működtetéséről.

A jegyző a választási iroda vezetőjeként ellátja a választások, népszavazás végrehajtásával kapcsolatos feladatokat.

Az egységes Hivatal belső munkaszervezeti egységei a csoportok, élükön a csoportvezetővel, amely nem minősül a Kttv. szerinti vezető állású köztisztviselői szintnek.

A Hivatal belső munkaszervezeti egységei:

• gazdálkodási csoport: 7 fő,
• igazgatási és szociális csoport: 4 fő,
• szervezési, településfejlesztési és üzemeltetési csoport: 3 fő.
• jegyző 1 fő

A hivatal szervezeti ábráját a 2. melléklet tartalmazza.

Csoportvezetők:

a) A csoportvezető szervezi, koordinálja a csoport feladatkörébe tartozó ügyek intézését és  gondoskodik a feladatok színvonalas szakmai ellátásáról, de ellátja a munkaköri leírásában meghatározott feladatokat is.

b) Felelős a csoporton belüli hatékony és célszerű munkamegosztásért, a feladatok gyors, szakszerű és törvényes végrehajtásáért, az eredményes munkáért, a többi csoporttal közös feladatok megfelelő koordinálásáért.

c) Főbb általános feladatai:

• gondoskodik az adott csoporthoz tartozó önkormányzati bizottság szakmai segítéséről,
• részt vesz a Képviselő-testület, a csoporthoz tartozó bizottság és meghívása esetén más bizottság ülésén,
• összeállítja a Képviselő-testület, illetőleg a szakterületébe tartozó bizottság által tárgyalásra kijelölt ügyek előterjesztéseit,
• jelentést készít a lejárt határidejű bizottsági és testületi határozatok végrehajtásáról a jegyző számára,
• gondoskodik mindazon feladatoknak az ellátásáról, melyre hatáskörében a polgármester és a jegyző utasítja,
• a jogszabályoknak megfelelően statisztikai adatszolgáltatást teljesít,
• gondoskodik a feladatkörét érintő közérdekű adatok önkormányzati honlapon való közzétételéről, valamint az önkormányzatot, és a Hivatalt érintő közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítéséről,
• figyelemmel kíséri az információbiztonság érvényesülését,
• felelős az ASP szakrendszer csoportját érintő szakszerű működtetéséért,
• részt vesz a vezetői értekezleten, ahol tájékoztatást ad az aktuális ügyekről,
• szükség szerint munkamegbeszélést tart a csoport dolgozói részére,
• gondoskodik a szakszerű ügyintézésről és szabályszerű ügyiratkezelésről,
• ellátja a kiadmányozási rendben szabályozott jogkörét,
• rendszeresen ellenőrzi az előadói munkakönyveket.

A 3. mellékletben felsorolt munkaköröket betöltő köztisztviselők az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló törvényben foglaltak szerint kötelesek vagyonnyilatkozatot tenni.

A belső szervezeti egységek feladatai:

Gazdálkodási csoport:

A Hivatal pénzügyi-, gazdasági-, és munkaügyi igazgatási egysége.

A gazdasági vezetői feladatokat ellátó csoportvezető helyettesítését átmeneti vagy tartós akadályoztatása esetén a pénzügyi, számviteli szakképesítéssel rendelkező pénzügyi ellenjegyzésre feljogosított pénzügyi ügyintéző látja el.

A pénzügyi, gazdasági, munkaügyi tevékenységet ellátó személyek munkakörét és feladatkörét az SZMSZ 5. melléklete tartalmazza.

Pénzügyi feladatok:

• ellátja a Képviselő-testület, a polgármester és a jegyző gazdálkodási és pénzügyi feladatkörében a döntés-előkészítés és végrehajtás szervezését,
• ellátja és koordinálja a költségvetési, tervezési, számviteli, pénzellátási feladatokat, koordinálja az önkormányzati fenntartású költségvetési szervek gazdálkodását,
• információkat szolgáltat (a Magyar Államkincstáron keresztül) az Önkormányzat és intézményei, nemzetiségi önkormányzat költségvetéséről és annak végrehajtásáról a központi költségvetés számára,
• elvégzi a feladatkörét érintő adatszolgáltatásokat, pályázatok pénzügyi elszámolását,
• ellátja az államháztartási törvény és végrehajtási rendelete előírásainak megfelelően a kötelezettségvállalások nyilvántartását,
• gondoskodik az átmenetileg szabad pénzeszközök lekötéséről,
• elkészíti a feladatkörét érintő szabályzatokat,
• gondoskodik az Önkormányzat és az irányítása alá tartozó intézmények pénzellátásáról,
• a munkafolyamatba épített ellenőrzés keretei között gondoskodik a Polgármesteri Hivatal gazdálkodásának szabályszerűségéről,
• a költségvetés rendelet előkészítése és végrehajtása során együttműködik az Önkormányzat tevékenységéhez kapcsolódó szakterületek képviselőivel, szervezetekkel, az Önkormányzat Képviselő-testülete által irányított költségvetési szervekkel,
• elvégzi a nemzetiségi önkormányzat költségvetése készítésével kapcsolatos koordinációs feladatokat és ellátja pénzügyi, számviteli teendőiket,
• ellátja az Országgyűlési képviselők, a helyi önkormányzati, és nemzetiségi képviselők valamint a polgármesterek választásával, az Európa Parlamenti képviselők választásával, és a népszavazásokkal kapcsolatos pénzügyi feladatokat,

Adóigazgatási feladatok

• ellátja a helyi adókkal, gépjárműadóval, talajterhelési díjjal kapcsolatos adókivetési és adóbehajtási feladatokat,
• fenti adónemek és a talajterhelési díj tekintetében adóellenőrzést, illetve ellenőrzést végez, és ellátja a könyvelési, utalási feladatokat,
• ellátja az adóigazolás kiállításával, valamint a költségmentesség engedélyezéséhez a vagyoni körülményekre vonatkozó igazolás kiállításával kapcsolatos feladatokat,
• ellátja a jegyzői hatáskörbe tartozó, az adók módjára behajtandó követelések behajtásával, nyilvántartásával, könyvelésével, utalásával és az adatszolgáltatással kapcsolatos feladatokat,
• jogszabályi előírások alapján a Magyar Államkincstáron keresztül adatot szolgáltat a központi költségvetés részére,
• kiszámolja az iparűzési adóerő- képességet.

Vagyonkezelési, vagyongazdálkodási feladatok:

• Nyilvántartást felfektetése és vezetése az önkormányzat valamennyi vagyontárgyáról.
• Nyilvántartás vezetése az Önkormányzat szerződéseiről.
• gondoskodik a közfoglalkoztatásból adódó önkormányzati  feladatok ellátásáról.

 Személyzeti-munkaügyi feladatok

• önkormányzati foglalkoztatottakkal (köztisztviselőkkel, közalkalmazottakkal, munka törvénykönyve hatálya alá tartozókkal) kapcsolatos munkaügyi feladatok.
• munkáltatói jogkörből fakadó döntések előkészítése, végrehajtása.

Személyi juttatások számfejtésével kapcsolatos feladatok:

• Az Önkormányzat és Intézményei (kormányzati funkciói) kiadásainak körében felmerülő megbízási díjak, tiszteletdíjak és hó közi kifizetések számfejtése és továbbítása a MÁK felé.
• Az önkormányzati foglalkoztatottak kinevezési, átsorolási, jogviszony módosítási és megszűnési iratának előkészítése
• A közfoglalkoztatással kapcsolatos munkaügyi feladatok ellátása.
• Távollét jelentése havonta a MÁK felé.
• Statisztikai adatszolgáltatások teljesítése.

Ellenőrzési feladatok

Az önkormányzati költségvetési szervek belső ellenőrzésének elősegítése, kapcsolattartás a belső ellenőrrel.

Igazgatási és Szociális csoport:

Közigazgatási hatósági feladatok:

Döntésre előkészíti a jegyző hatáskörébe tartozó általános igazgatási feladatokat és közigazgatási hatósági ügyeket, ezen belül különösen:

• birtokháborítási ügyeket,
• hagyatéki ügyeket,
• kereskedelmi hatósági ügyeket, szálláshely-szolgáltatási tevékenységgel, a nem üzleti célú szálláshely-szolgáltatási tevékenységgel kapcsolatos hatósági ügyeket, vásárok, piacok üzemeltetésének engedélyezésével, helyi termelői piacok bejelentésével kapcsolatos hatósági ügyeket, telepengedély, vagy telep létesítésének bejelentése alapján gyakorolható ipari tevékenységgel kapcsolatos hatósági ügyeket,

• az állatok védelmével, tartásával, veszélyes állatok tartásával, ebekkel, méhekkel, a kedvtelésből tartott állatokkal kapcsolatos hatósági ügyeket,
• vadkár ügyeket,
• a belterületi parlagfű mentesítéssel kapcsolatos hatósági feladatokat,
• polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásával kapcsolatos feladatokat, Személyes adatok védelmével és a közérdekű adatok nyilvánosságával kapcsolatos feladatok.
• közreműködik a település illetékességi területéhez tartozó földrajzi név, elnevezés megállapításával, illetőleg megváltoztatásával kapcsolatos döntés-előkészítő eljárásban,
• gondoskodik érdekeltségi körében a megállapított földrajzi nevek nyilvántartásának vezetéséről, a nyilvántartások közzétételéről, illetve hozzáférhetőségéről
• hatósági bizonyítvány kiadásával kapcsolatos feladatokat,
• az anyakönyvezési, állampolgársági feladatokat és a gyermekek családi jogállásának rendezése során teljes hatályú apai elismerő nyilatkozat felvételével kapcsolatos ügyeket,
• az előzőekben fel nem sorolt jegyzői hatáskörbe tartozó hatósági ügyek.

Máshova be nem sorolt ügyek: Bursa Hungarica” önkormányzati ösztöndíj-támogatások, Arany János tehetségkutató program, civil szervezetek támogatása.

Titkársági feladatok

Tisztségviselők munkájának segítése

• a polgármester, a jegyző hatáskörébe tartozó ügyek előkészítése, végrehajtása, a végrehajtás figyelemmel kísérése,
• szervezi és koordinálja a polgármester, a jegyző hivatalos programjait, intézi levelezésüket, végzi adminisztrációjukat,
• az információáramlás biztosítása,
• sajtófigyelés, együttműködés a médiával,
• képviselőkkel való kapcsolattartás, képviselők segítése,
• önkormányzati rendezvények előkészítése, szervezése,

Nemzetközi szervezési feladatok

• közreműködés a testvérvárosi kapcsolatok szervezésében,

Iktatáshoz, postázáshoz kapcsolódó feladatok:

• Beérkező posta átvétele, szignálásra való előkészítése.
• Szignált ügyiratok iratkezelési szabályzat és helyi irattári terv alapján történő iktatása, az iktatott iratok ügyintézők részére történő átadása.
• Ügyiratok kezelésének, irattározásának és selejtezésének elvégzése.
• Együttműködés a Megyei Levéltárral.
• A kiküldendő napi postáról postakönyv vezetése.

 Ügyfélszolgálati feladatok:

• Hirdetmények kifüggesztése, záradékolása, továbbítása, földforgalmi törvénnyel kapcsolatos feladatok,
• Ellátja a termőföldre vonatkozó elővásárlási és elő haszonbérleti jog gyakorlásával kapcsolatos jegyzői feladatokat.

A szociális, gyermekjóléti és gyermekvédelmi ügyekkel, valamint intézményfelügyeleti és egészségügyi ellátást érintő ügyekkel kapcsolatos önkormányzati döntések előkészítése és végrehajtása, ezen belül különösen:

• segíti az intézmények, valamint az egészségügyi alapellátás körébe tartozó szolgálatok szakmai tevékenységét,

• közreműködik az intézmények tekintetében a Képviselő-testület irányítói jogosítványainak gyakorlásában, a testületi döntések előkészítésében, az intézmények törvényességi ellenőrzésében.
• döntésre előkészíti a szociális és gyermekjóléti intézmények vezetőivel kapcsolatos személyi ügyeket,
• ellátja az Önkormányzat hatáskörébe tartozó –szociális és gyermekvédelmi ellátásokkal és feladatokkal kapcsolatos döntések előkészítését, végrehajtását, különösen a települési támogatás formájában nyújtott ellátásoknál, a tűzifa-támogatásoknál,
• a gyámhatósági ügyekben megkeresésre környezettanulmányt készít,
• ellátja a jegyző hatáskörébe tartozó - gyermekvédelmi és szociális feladatokkal kapcsolatos döntések előkészítését, végrehajtását, különösen a védendő fogyasztókkal kapcsolatos feladatok, rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény, kiegészítő gyermekvédelmi támogatás, szociális rászorultság igazolása a hitelszerződésből eredő kötelezettségeiknek eleget tenni nem tudó természetes személyek lakhatásának biztosításáról szóló törvény szerint a hiteladós által felajánlott lakóingatlan megvásárlásával kapcsolatos eljárásban.

Közneveléssel kapcsolatos feladatok

• az Önkormányzat hatáskörébe tartozó, közneveléssel kapcsolatos döntések előkészítése, közreműködik azok végrehajtásában.
• részt vesz az óvoda pedagógiai programjával, SZMSZ-ével, házirendjével kapcsolatos testületi döntések előkészítésében,
• gondoskodik az óvodai nevelésben részvételre kötelezettek nyilvántartásáról, a nyilvántartásból rendszeresen adatot közöl a kormányhivatal számára,
• döntésre előkészíti az óvodai felvételekkel, óvodából való kizárással kapcsolatos, jegyzői hatáskörbe tartozó ügyeket és gondoskodik a döntés végrehajtásáról,
• vezeti a nemzeti köznevelésről szóló törvényben meghatározott nyilvántartásokat.

Szervezési, településfejlesztési és üzemeltetési csoport

Képviselő-testület, és szervei működésével kapcsolatos feladatok:

• A Képviselő-testületi ülések előkészítése, szervezése, meghívó közzététele a település honlapján, az ülések adminisztratív, technikai feltételeinek biztosítása, hanganyag rögzítése,
• Előterjesztések előkészítése,
• Testületi ülések jegyzőkönyveinek elkészítése, továbbítása,
• Önkormányzati rendeletek nyilvántartása, közzététele, NJT kezelése,
• A Képviselő-testület határozatairól nyilvántartás vezetése,
• A Pénzügyi és Ügyrendi Bizottság, a Szociális és Gyermek Ügyek Bizottsága és a Közbeszerzési Bizottság működésével kapcsolatos adminisztratív teendők ellátása.
• A tisztségviselők, a testület, valamint a bizottságok közötti koordináció.
• Közreműködés a polgárvédelmi, katasztrófavédelmi feladatok ellátásában,
• Közreműködés a képzések megszervezésében és egyéb humánpolitikai feladatok ellátásában

Idegenforgalmi  feladatok

• Az idegenforgalmi lehetőségek propagálása, információnyújtás.

Területfejlesztési és területrendezési feladatok

• Területfejlesztési koncepciók előkészítése és programok egyeztetésében való részvétel,

Pályázatokkal kapcsolatos feladatok

• Figyelemmel kíséri és közvetíti a pályázati lehetőségeket.
• Közreműködik a pályázatok előkészítésében és benyújtásában.
• Az önkormányzati források kiegészítésére, és pótlására Képviselő-testületi döntések alapján fejlesztési- és működési célú pályázatok benyújtásának előkészítése, és elszámolás az elnyert támogatások felhasználásáról

Közbeszerzések.

• a közbeszerzéssel kapcsolatos helyi szabályzat előkészítése
• közreműködés a közbeszerzési eljárások előkészítésében és lebonyolításában.

Üzemeltetés

• Ingatlan-vagyonkataszter folyamatos vezetése, és aktualizálása.
• Bérlet útján hasznosított önkormányzati lakások, nem lakás céljára szolgáló helyiségek és közterület-használat, földhaszonbérlet nyilvántartása,

• A lakások bérletével, elidegenítésével kapcsolatos feladatok
• Hulladékgazdálkodási közszolgáltatással kapcsolatos önkormányzati feladatok
• Köztemető fenntartási feladatok (üzemeltetés, temetői nyilvántartások vezetése),
• Az önkormányzat tulajdonában lévő ingatlanok, intézményi épületek, lakások, és nem lakás céljára szolgáló helyiségek kezelésével, karbantartása, felújításával kapcsolatos feladatok, beleértve a tulajdonosi döntések előkészítését, és a szerződések megkötését is.
• Közreműködés az önkormányzati programok, városi rendezvények lebonyolításában műszaki-technikai feltételeinek biztosításában,
• Állategészségügyi tevékenység, elhullott állatok összegyűjtése,
• Közreműködés gyepmesteri és eb- rendészeti feladatok ellátásában,
• Közútkezelői hozzájárulással, közút nem közlekedési célú igénybevételének engedélyezésével kapcsolatos döntések előkészítése,
• A közterületek használatával kapcsolatos döntések előkészítése,
• Az Önkormányzat vízgazdálkodási és közlekedési feladatkörébe tartozó üzemeltetési célú döntések előkészítése és végrehajtásuk szervezése (az Önkormányzat tulajdonában lévő közúthálózattal kapcsolatos útkezelői tevékenység, forgalomtechnikai ügyek intézése, felügyelete, víz – és szennyvízkezelés, árkok és záportározók üzemeltetése, felújítása, ár- és belvízvédelmi feladatok),
• Az Önkormányzat településüzemeltetési feladatkörébe tartozó döntések előkészítése, és végrehajtásuk szervezése, illetve végrehajtása,
• Ellátja az önkormányzati tulajdonú játszóterek fenntartásával, üzemeltetésével, karbantartásával, javításával, időszakos biztonságtechnikai felülvizsgálatával kapcsolatos feladatokat,
• Ellátja az Önkormányzat köztisztasággal kapcsolatos feladatkörébe tartozó döntéseinek előkészítését, és végrehajtásuk szervezését, illetve végrehajtja azokat,
• Ellátja a közterületek jogszerűhasználatának, a közterületen folytatott engedélyhez, ill. útkezelői hozzájáruláshoz kötött tevékenység szabályszerűségének ellenőrzését,
• Közreműködés a közfoglalkoztatás szervezésében, irányításában, ellenőrzésében,
• Közreműködés az Önkormányzat környezetvédelmi- és természetvédelmi feladatainak ellátásában,
• Közreműködés a környezet- és természetvédelmi célú ismeretterjesztésben (Föld napja, parlagfű akció, stb.)
• Közreműködés a helyi környezetvédelmi program és hulladékgazdálkodási terv elkészítésében és felülvizsgálatában,
• Önkormányzati Intézmények munkavédelmi, tűzvédelmi, érintésvédelmi, villámvédelmi és közegészségügyi feltételinek biztosításában való közreműködés,
• Kapcsolattartás a közüzemi szolgáltatókkal,
• Önkormányzati tulajdont érintő káreseményekkel kapcsolatos biztosítási ügyek intézése, helyreállítás.

IV. MŰKÖDÉSI SZABÁLYOK

1. Képviselet:

A Hivatalt a Jegyző jogosult képviselni.

A jegyző a Hivatal eseti képviseletére a Hivatal köztisztviselőjének meghatalmazást adhat.

Jogi képviseletet a jogszabályi feltételeknek megfelelő köztisztviselő, illetve az önkormányzat által megbízott ügyvéd jogosult ellátni.

A köztisztviselők helyettesítését a munkaköri leírásukban megjelölt köztisztviselő látja el.

A Polgármesteri Hivatal köztisztviselői feletti munkáltatói jogot a jegyző gyakorolja.

2. A kiadmányozás rendje:

A kiadmányozási jogot a polgármester és a jegyző belső utasításban szabályozza.

3. Ügyiratkezelés:

1. Postabontás, szignálás
2. A Polgármesteri Hivatal címére érkező leveleket, küldeményeket – kivéve a névre szólókat – a polgármester és a jegyző együtt bontja. A hivatal ügyintézője a nem postán érkező küldeményeket, beadványokat, kérelmeket, - beleértve az elektronikus úton érkezettekre is - azok megnevezésétől függetlenül a napi érkező postába kötelesek elhelyezni, vagy sürgősség esetén a polgármesternek, jegyzőnek bemutatni.
3. A postát a jegyző csoportvezetőkre, vagy ügyintézőkre szignálja.
4. Az iktatás rendje - a szignált ügyiratokat az igazgatási csoport ügyintézője iktatja, ezt követően kerülnek kiadásra,
5. A küldemények továbbítását - a postai küldeményeknél az igazgatási csoport ügyintézője végzi, egyrészt elkészíti postai feladásra, másrészt a helyi leveleket dokumentáltan átadja a helyi kézbesítőknek.

4. Bélyegzőhasználat, nyilvántartása

1. „Doboz Nagyközség Polgármestere” – a „Doboz Nagyközség Önkormányzat Jegyzője” feliratú bélyegzők használatára a polgármester, illetve a jegyző jogosult.
2. A hivatal hivatalos bélyegzői: - „Dobozi Polgármesteri Hivatal” –
3. „Anyakönyvvezető Doboz”
4. A hivatalos bélyegző lenyomatát csak a kiadmányozásra jogosult aláírásával ellátott kiadmányokon lehet használni.
5. A bélyegzőkről a gazdálkodási csoport nyilvántartást vezet. A többpéldányos bélyegzők számozottak.

5. Értekezletek, rendezvények

1. A polgármester és a jegyző jelentősebb önkormányzati döntést követően munkaértekezletet tart a hivatal dolgozói részére.
2. A polgármester és a jegyző a csoportvezetők részvételével szükség szerint, de legalább hetente  munkamegbeszélést tart.
3. Csoport-értekezletet a csoportvezetők  által megszabott gyakorisággal kell tartani.

6. A Hivatal munkarendje

A Hivatal köztisztviselőinek és a Munka Törvénykönyve hatálya alatt álló közszolgálati munkavállalóinak munkaideje heti negyven óra. A munkaidőt a heti 40 óra szerinti időtartam figyelembevételével a jegyző legfeljebb négyhavi, illetve tizenhat heti keretben is meghatározhatja. A heti munkaidő munkanaponkénti lebontását a jegyző a közszolgálati szabályzatban állapítja meg.

A hivatali munkaidő: hétfőtől – csütörtökig 7,30-tól 16,00-ig, pénteken 7,30-től 13,30-ig tart.

7. Ügyfélfogadás rendje:

A Hivatal ügyfélfogadási rendje a következő: hétfő, kedd, csütörtök 8,00-tól 12.00, 13.00-16,00-ig, péntek 8,00-tól 11.00-ig, szerdán nincs ügyfélfogadás.

V. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

1. A Dobozi Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata Doboz Nagyközség Önkormányzata Képviselő-testületének jóváhagyását követően, 2016. február 1. napján lép hatályba.

2. A Szervezeti és Működési Szabályzatban foglaltak hatályosulását a Polgármester és a Jegyző folyamatosan figyelemmel kíséri, és az indokolt változtatások miatt a szükséges intézkedést megteszi.

Doboz, 2016. január 28.

   Köves Mihály                      Molnárné dr. Tarkovács Márta

   polgármester                                          jegyző

Módosítással egységes szerkezetbe foglalva elfogadta Doboz Nagyközség Önkormányzatának képviselő-testülete …/2018.(06.28.) számú határozatával, a módosítások hatálybalépésének a napja: 2018.07.01.

A Szervezeti és Működési Szabályzatának mellékletei:

1. melléklete a Hivatal mindenkor hatályos alapító okirata, amely a Hivatal kormányzati funkció szerint besorolt alaptevékenységeit tartalmazza.

2. melléklete a Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítését tartalmazó ábra.

3. melléklete a Vagyonnyilatkozat tételre kötelezett köztisztviselői munkakörök felsorolását tartalmazza.

4. melléklete a költségvetési szerv tervezési, végrehajtási és ellenőrzési folyamatainak leírását tartalmazó ellenőrzési nyomvonal meghatározása.

5. melléklete a pénzügyi, gazdasági tevékenységet ellátók feladatköre.

5. melléklete tartalmazza a belső ellenőrzési tevékenység ellátási formáját, a belső ellenőrzés céljait és feladatait.